Vorher: Die Herausforderung ohne Instaffo

Die VIER GmbH – ein Unternehmen im Bereich KI-basierter Kommunikationslösungen – suchte gezielt nach Tech-Talenten, insbesondere für Java- und Backend-Entwicklung. Die Recruiting-Prozesse waren stark dezentral organisiert, was zu inkonsistenter Candidate Experience und hohem internen Abstimmungsaufwand führte.

Vor Instaffo war das Recruiting mit folgenden Problemen konfrontiert:

• Recruiting wurde von Fachabteilungen und HR parallel betrieben, ohne klare Ownership.
  
  
• Es gab kein zentrales System zur Koordination oder Dokumentation von Bewerbungsprozessen.
  
  
• Kandidaten wurden teilweise mehrfach kontaktiert – oder erhielten gar kein Feedback.
  
  
• Active Sourcing war aufwendig und wenig effektiv.
  
  
• Fachabteilungen hatten weder Toolzugang noch strukturierte Datenbasis zur Beurteilung.
  
  

Negative Konsequenzen

• Verwirrung und Redundanz: Doppelansprachen von Kandidat:innen durch verschiedene Teammitglieder.
  
  
• Langsame Prozesse: Unklare Zuständigkeiten führten zu Verzögerungen in der Auswahl.
  
  
• Mangel an Steuerung: Es gab keine datenbasierten Erkenntnisse zur Effektivität von Maßnahmen.
  
  
• Geringe Candidate Experience: Bewerber:innen bekamen teils keine Rückmeldung oder keine einheitliche Betreuung.
  
  

Jetzt: Recruiting mit Instaffo

Mit Instaffo gelang es VIER, die Recruiting-Prozesse nachhaltig zu strukturieren und zu professionalisieren:

• Zentrale Plattform für alle Beteiligten: HR, Tech-Teams und Hiring Manager greifen auf dieselbe Oberfläche zu.
  
  
• Matching-basierter Talent-Zugang: Wechselwillige Kandidat:innen mit hoher Relevanz werden direkt vorgeschlagen.
  
  
• Kollaborative Bewertung: Mit Notizen, Tags und Feedback-Funktionalität kann das Team abgestimmt handeln.
  
  
• Klare Kommunikationsstruktur: Jeder Schritt im Prozess ist dokumentiert und nachvollziehbar.
  
  
• Kürzere Time-to-Decision: Weniger Abstimmung, mehr Verbindlichkeit.
  
  

Positive Outcomes

• Einheitliche Prozesse: Klare Verantwortlichkeiten, zentrale Plattform, transparente Kommunikation.
  
  
• Schnelle Entscheidungsfindung: Fachabteilungen haben direkten Zugriff auf Profile & Feedback.
  
  
• Bessere Passung: Die vorgeschlagenen Kandidaten erfüllen sowohl fachliche als auch kulturelle Anforderungen.
  
  
• Entlastung von HR: Standardisierte Abläufe und klare Struktur im Tool sparen Zeit und Fehler.
  
  
• Messbarkeit: KPIs und Performance-Daten helfen beim internen Reporting und der Optimierung.
  
  

„Instaffo hat uns geholfen, unser Recruiting vom Bauchgefühl zur Steuerung zu bringen – mit Daten, Struktur und einem echten Blick für Qualität.“

„Wir sprechen jetzt über Fakten und Matching, nicht mehr über Vermutungen – das ist ein riesiger Fortschritt.“

Fazit

Mit Instaffo hat VIER nicht nur ein Tool, sondern einen Prozesspartner gefunden, der Transparenz, Effizienz und Qualität ins Recruiting bringt. Besonders in einem komplexen, dezentralen Setup sorgt die Plattform für Ordnung, messbaren Erfolg und ein stark verbessertes Bewerbererlebnis.