Vorher: Die Herausforderung ohne Instaffo

Ferchau, ein erfahrener Recruiting-Dienstleister mit Fokus auf IT- und Engineering-Rollen im Mittelstand, stand vor typischen Herausforderungen bei der Besetzung technischer Positionen – insbesondere in ländlichen Regionen wie Oberfranken.

Vor dem Einsatz von Instaffo war das Recruiting geprägt von ineffizienten Tools und Kanälen:

• Rücklaufquoten auf Plattformen wie Xing, Indeed und Stepstone waren extrem niedrig – selbst bei bezahlten Anzeigen.
  
  
• Kandidatenprofile waren häufig unqualifiziert, veraltet oder sprachen nicht ausreichend Deutsch – insbesondere bei IT-Rollen problematisch.
  
  
• Die interne Infrastruktur (CRM-System aus Salesforce & Conexus) war technisch begrenzt und führte zu Medienbrüchen, z. B. bei Initiativbewerbungen.
  
  
• Wichtige Recruiting-Aufgaben mussten zeitintensiv manuell über Excel, E-Mail oder andere Tools organisiert werden.
  
  
• Viele Kanäle wurden zwar bezahlt, führten aber zu keiner einzigen erfolgreichen Einstellung – mit hohem Ressourcenverlust.
  
  

Negative Konsequenzen

• Kein ROI bei klassischen Recruiting-Kanälen: Plattformen verursachten laufende Kosten ohne Ergebnisse.
  
  
• Zeitaufwendige manuelle Prozesse: Koordination zwischen Recruiting, Werkstudierenden, Vertrieb & Kunden war zersplittert.
  
  
• Frust im Team: Talente gingen verloren, weil sich Kunden nicht rechtzeitig zurückmeldeten oder Prozesse ausbremsten.
  
  
• Qualitätsprobleme: Ungeeignete Kandidaten ohne Sprachkenntnisse oder notwendige Voraussetzungen – z. B. Blue Card aus dem Ausland ohne lokale Anerkennung.

Jetzt: Recruiting mit Instaffo

Seit der Einführung von Instaffo hat Ferchau seine Recruiting-Prozesse stark verbessert – mit Fokus auf Klarheit, Qualität und Effizienz:

• Höhere Qualität der Talente: Vorqualifizierte IT-Profile mit lokalem Bezug und passenden Sprachkenntnissen.
  
  
• Team-Kollaboration im Tool: Werkstudierende, Recruiter und Vertrieb arbeiten gemeinsam über Funktionen wie Tagging, Notizen und Kanban.
  
  
• Intuitiver Workflow: Die Plattform ist selbsterklärend und auch ohne Schulung sofort einsatzbereit.
  
  
• Datenbasierte Steuerung: KPI-Auswertungen helfen, Anzeigen zu optimieren und Trends zu erkennen.
  
  
• Faire Preisstruktur: Instaffo wird nur im Erfolgsfall bezahlt – kein Risiko bei Nichtbesetzung.
  
  
• Persönliche Betreuung: Regelmäßiger Austausch mit Ansprechpartner Sebastian sorgt für kontinuierliche Optimierung.
  
  

Positive Outcomes

• Mehr passende Bewerber durch gezieltes Matching.
  
  
• Vertrieb, Recruiting & Admin arbeiten effizient über ein zentrales System.
  
  
• Kanban-Ansicht, Talentfeed und Analyse-Features schaffen Überblick & Struktur.
  
  
• Prozesse sind nicht nur schneller, sondern auch nachvollziehbar und messbar.

„Ich finde das völlig fair, das System so aufzubauen. Bei Stepstone zahle ich die ganze Zeit und stelle nicht ein. Bei Instaffo zahle ich, wenn ich erfolgreich bin – das finde ich super angenehm. Die Plattform ist super selbsterklärend, auch unsere Studierenden können sie problemlos nutzen.“  Sophie Foigt

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Fazit

Instaffo hat Ferchau dabei geholfen, komplexe Recruitingprozesse in einer herausfordernden Region zu strukturieren und deutlich effizienter zu gestalten. Die Plattform überzeugte durch einfache Bedienung, hohe Kandidatenqualität, klare KPIs und persönliche Betreuung. Besonders in Regionen mit geringem Talentangebot schafft Instaffo genau den Mehrwert, den klassische Plattformen nicht bieten konnten.