Wie berechnest du die Time to Hire?
Time to Hire ist eine Recruiting-Kennzahl (KPI) und misst die Zeitspanne zwischen Bewerbungseingang und Einstellung. So rechnest du die Time to Hire in zwei Schritten:
- Zähl für jede Einstellung die Tage zwischen dem Eingang der Bewerbung und der Einstellung. Das Ergebnis ist die Time to Hire dieser einen Stelle.
- Für den Teamwert sortierst du alle Einstellungen einer Rolle in einem Quartal nach Dauer und nimmst den mittleren Fall. Ein einzelner Prozess, der sich über Monate zieht, verzerrt dann nicht das ganze Bild.
Sprichst du Talente direkt an, startet die Uhr mit der Zusage des Talents auf deine Anfrage. So bleibt der Wert mit Bewerbungen auf deine Stellenanzeige vergleichbar.
Das Ende kannst du bei der Zusage oder bei der Vertragsunterzeichnung setzen. Nimm nur für jede Stelle denselben Punkt, damit deine Zahlen vergleichbar bleiben.
Time to Hire vs. Time to Fill
Willst du deinen Auswahlprozess bewerten, schau auf die Time to Hire. Willst du wissen, wie gut deine Stelle Talente erreicht, schau auf die Time to Fill.
| Kennzahl | Startet | Endet | Zeigt dir |
|---|---|---|---|
| Time to Hire | Eingang der Bewerbung | Einstellung | Wie schnell dein Auswahlprozess läuft |
| Time to Fill | Veröffentlichung der Stelle | Einstellung | Wie lange die Besetzung samt Warten auf die ersten Bewerbungen dauert |
Die Time to Fill hängt auch an Faktoren außerhalb deines Prozesses, etwa an der Reichweite deiner Stellenausschreibung oder am Fachkräftemangel in umkämpften Rollen. Über die Time to Hire entscheidet dein eigener Einstellungsprozess.
Wie senkst du deine Time to Hire?
Jede Woche ohne Einstellung kostet Geld. Direkte Kosten wie Stellenanzeigen und Reisekosten für Interviews landen in deiner Cost per Hire. Indirekte Kosten wie Überstunden und liegengebliebene Arbeit trägt dein Team.
Bei den Einstellungen auf Instaffo der letzten 12 Monate dauert es von der Bewerbung bis zur Einstellung oft 50 Tage, wenn du innerhalb von zwei Wochen antwortest. Antwortest du später, sind es oft 75 Tage. Ab der ersten Antwort dauert es in beiden Fällen etwa gleich lang, die Tage davor kommen also voll obendrauf.
Den Start deines Prozesses hast du allein in der Hand. Auf Instaffo schreibst du Talenten dafür direkt im Chat. Für den ganzen Einstellungsprozess helfen dir diese Stellschrauben:
- Schreib ein präzises Stellenprofil und nenn in der Stellenausschreibung Gehalt und Arbeitsbedingungen, so filterst du unpassende Bewerbungen früh heraus und die Auswahl fällt leichter.
- Leg Interview-Slots fest, bevor die Stelle online geht.
- Sprich Top-Talente per Active Sourcing direkt an, dann startet dein Prozess schon vor dem ersten Bewerbungseingang.
- Beantworte jede Bewerbung innerhalb von zwei Wochen, auch mit einer Absage.
- Kläre vorab, wer entscheidet: Je mehr Hierarchieebenen mitreden, desto länger dauert die Abstimmung.
- Halte die Zahl der Auswahlrunden klein, denn jede weitere Runde verlängert den Einstellungsprozess.
- Vereinbare mit dem Fachbereich eine Frist für Feedback nach jedem Gespräch.
- Schick das Angebot direkt nach der letzten Runde.
Schau nach jedem Quartal, welcher Schritt am längsten dauert, und setz dort den ersten Hebel an.
